Persondataforordningen

Orientering til forbrugere under Følle Strand Vandværk vedrørende personeldatabeskyttelse og IT-sikkerhed.

For forbrugere med elektroniske målere og aflæsning ved forbikørsel.

For et vandværks administration er det lovligt at behandle personoplysninger, da behandlingen er nødvendig for at overholde en retslig forpligtelse, som påhviler vandværket. Ingen data må indsamles uden at der er et udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og data må ikke anvendes til andre formål. Forbrugerne har ret til at vide, hvilke data der opbevares om dem, samt hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandværkets administrations evne til at betjene dem som kunde. Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv – så længe personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, eksempelvis bogføringslovens 5 årige dokumentationskrav. Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempelvis ved flytning til et andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er formanden, til hvem evt. henvendelser om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.

Følle Strand Vandværk anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger, samt til afregning af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem.

IT-systemet befinder sig på vandværkets administrationskontor, Vandcenter Djurs, med hvem der er oprettet databehandleraftale.

Afregningsoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om andelshaverens og/eller forbrugerens fulde navn, forbrugsstedets adresse, forbrugernummer, målernummer, aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og årlige slutafregninger. Dataene opbevares i tre år for om muligt ved ansøgninger om vandspild at kunne honorere kravet om oplysning af gennemsnitsforbruget for de sidste tre år.

Registrering af det årlige forbrug, primo januar, beror på elektroniske målere opsat på forbrugsstederne. Målerne er alle ved levering fra leverandøren Kamstrup til vandværket forsynet med krypteringsnøgle, således at kun det vandværk, der har fået målerne leveret kan foretage aflæsning. Aflæsningen foretages elektronisk ved mobil aflæsning (forbikørsel af forbrugsstedet) inden for ca. 50 til 200 meters afstand afhængig af modtageforholdene. Målerne udsender til stadighed et antal signaler i minutter og med det rette udstyr (mobiltelefon og konverter) aflæses målerne i en fortløbende proces en efter en. Efter afsluttet aflæsning overføres aflæsningerne via internettet til hosting (opbevaring) på Kamstrups server, hvorfra dataene igen kan hentes til videre klargøring på vandværkets administrationskontor for endelig at blive overført til et valgt forbrugsafregningssystem (Rambøll FAS), der danner grundlag for fakturering, som endelig via NETS og bankernes betalingsservice, eller ved tilsendte indbetalingskort, opkræves hos forbrugerne. Herudover foretages aflæsninger ved håndtering af henvendelse fra forbrugere, fraflytning og på opfordring fra Ejendomsmægler ved salg, samt efter skøn for kontrol af vandspild i installationer som en af flere fejlmuligheder målerne kan registrere.

Aflæsningerne af både årligt forbrug og flytteaflæsninger videreformidles til spildevandsselskab for afregning af spildevandsbetaling.

Alle eksterne aktører og modtagere af måleroplysninger er selvstændig ansvarlig for overholdelse af personeldataforordningen og IT-sikkerheden, hvilket bekræftes ved udarbejdede databehandlingsaftaler.

 

For forbrugere med mekaniske målere (vingehjuls-/volummålere og tilsv.)  med manuel aflæsning.

For et vandværks administration er det lovligt at behandle personoplysninger, da behandlingen er nødvendig for at overholde en retslig forpligtelse, som påhviler vandværket. Ingen data må indsamles uden at der er et udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og data må ikke anvendes til andre formål. Forbrugerne har ret til at vide, hvilke data der opbevares om dem, samt hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandværkets administrations evne til at betjene dem som kunde. Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv – så længe personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, eksempelvis bogføringslovens 5 årige dokumentationskrav. Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempelvis ved flytning til et andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er formanden, til hvem evt. henvendelser om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.

Følle Strand Vandværk anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger, samt til afregning af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem.

IT-systemet befinder sig på vandværkets administrationskontor, Vandcenter Djurs, med hvem der er oprettet databehandleraftale.

Afregningsoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om andelshaverens og/eller forbrugerens fulde navn, forbrugsstedets adresse, forbrugernummer, målernummer, aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og årlige slutafregninger. Dataene opbevares i tre år for om muligt ved ansøgninger om vandspild at kunne honorere kravet om oplysning af gennemsnitsforbruget for de sidste tre år.

Registrering af det årlige forbrug, primo januar, beror på mekaniske målere (vingehjulsmålere, volummålere og tilsvarende) opsat på forbrugsstederne.

Målerne aflæses manuel ved udsendelse af aflæsningskort til hvert enkelt, som er registreret som betaler. Aflæsningskortet returneres i udfyldt stand til vandværkets administration, hvor aflæsningerne efter kontrol af sandsynlig rigtighed, indtastes manuel på PC/IT-systemet. Aflæsningerne kan også indtastes af forbrugeren på Vandværkets hjemmeside, hvor de automatisk registreres på vandværkets PC/IT-systemet.

De indtastede data overføres elektronisk til et valgt forbrugsafregningssystem (Rambøll FAS), der danner grundlag for fakturering, som endelig via NETS og bankernes betalingsservice, eller ved tilsendte indbetalingskort, opkræves hos forbrugerne.

Herudover foretages aflæsninger ved håndtering af henvendelse fra forbrugere, fraflytning og på opfordring fra Ejendomsmægler ved salg, samt efter skøn for kontrol af vandspild i installationer.

Aflæsningerne af både årligt forbrug og flytteaflæsninger videreformidles til spildevandsselskab for afregning af spildevandsbetaling.

Alle eksterne aktører og modtagere af måleroplysninger er selvstændig ansvarlig for overholdelse af personeldataforordningen og IT-sikkerheden, hvilket bekræftes ved udarbejdede databehandlingsaftaler.

Evt. spørgsmål til ovenstående bedes rettet til formanden på email: formand@fs-vand.dk